연차 대장 양식 — 법정 서식은 없고,
그래서 무엇을 넣어야 하나

먼저 오해를 걷어 냅니다. 연차 대장은 법이 서식을 정해 둔 문서가 아닙니다.
근로기준법이 서식을 전제로 말하는 것은 근로자 명부와 임금대장이고,
연차 대장이라는 이름의 법정 장부는 없습니다.
그래서 인터넷에 도는 여러 양식이 서로 다른 것은 자연스러운 일이며,
어느 하나가 표준인 것도 아닙니다.

그렇다고 아무렇게나 만들어도 되는 것은 아닙니다.
연차는 발생과 사용과 잔여가 시간을 따라 움직이는 값이라,
나중에 숫자가 맞지 않을 때 어느 시점의 무엇이 틀렸는지를 되짚을 수 있어야 합니다.
칸은 그 되짚기에서 나옵니다.

무엇에 답해야 하는지부터 정한다

다툼이 생겼을 때 실제로 받는 질문은 대개 다섯입니다.
이 다섯에 답할 수 있으면 대장은 제 몫을 합니다.

넣을 칸

사람 단위로 한 줄,
사용 내역은 그 아래에 날짜별로 여러 줄을 두는 모양이 다루기 쉽습니다.

사람 단위 칸은 사번,
성명,
부서,
입사일,
산정 기준,
회계연도,
전년 이월 일수,
당해 발생 일수,
총 부여 일수,
사용 일수,
잔여 일수,
소멸 예정일,
사용촉진 1차 통보일,
근로자 사용시기 지정일,
사용촉진 2차 통보일,
미사용 처리 결과입니다.

사용 내역 칸은 사용일,
구분(연차, 반차, 반반차,
시간 단위),
차감 일수,
신청일,
승인일,
승인자,
비고입니다.

시간 단위로 쓰는 회사는 차감 일수를 소수로 두지 말고 분으로 적은 칸을 따로 두는 편이 안전합니다.
소수점 자리에서 반올림이 반복되면 1년 치가 쌓였을 때 하루 단위로 어긋납니다.

보존은 얼마나

연차 대장 자체에 법정 보존 기간이 붙어 있지는 않습니다.
다만 근로기준법 제42조가 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하도록 정하고,
그 3년의 기산점은 서류를 만든 날이 아니라 근로관계가 끝난 날입니다.
연차 기록은 미사용 수당의 근거가 되므로 임금 관련 서류와 같은 무게로 두는 편이 실무에서 안전합니다.

엑셀로 관리할 때 조심할 자리

엑셀이 틀리는 자리는 계산식이 아니라 시점입니다.
잔여 일수 칸에 수식을 걸어 두면 파일을 여는 날마다 값이 바뀌는데,
촉구서에 적은 잔여 일수는 촉구한 날의 값이어야 합니다.
그래서 통보에 쓴 숫자는 수식이 아니라 그날의 값으로 따로 남겨야 합니다.
같은 이유로 입사일 기준으로 산정하는 회사는 사람마다 회계 구간이 달라서,
한 장의 시트에 모두 담으면 연도 경계가 사람마다 다른 채로 섞입니다.

인사책은 대장을 따로 만들지 않는다

인사책은 연차를 별도 장부에 옮겨 적는 대신 발생과 사용과 잔여를 하나의 잔여 계산에서 냅니다.
잔여는 이월분을 포함한 정본 산식 한 벌로만 계산하는데,
종전에 한 화면만 발생에서 사용을 빼는 방식으로 이월을 무시해서 같은 페이지의 일괄 발송과 단계 통보가 서로 다른 숫자를 말한 적이 있어 산식을 한 곳으로 모았습니다.
사용촉진 통보는 단계와 통보일과 그 시점의 잔여 일수를 함께 남기므로,
위에서 말한 그날의 값 문제가 생기지 않습니다.
반차와 반반차,
시간 단위 사용은 같은 잔여에서 자동으로 차감됩니다.
이 기능들은 인원 제한 없는 무료 플랜에 포함됩니다.

이 글은 인사책 편집팀이 정리한 것이며,
개별 사안의 법률 자문을 대신하지 않습니다.
조문은 근로기준법 시행 2026년 8월 20일자를 법제처 국가법령정보 공개 API에서 2026년 9월 11일에 직접 받아 인용했습니다.
위 칸 목록은 법정 서식이 아니라 실무에서 답해야 하는 질문에서 뽑은 예시입니다.