입사일 기준 연차 직접 계산하는 법 (엑셀 없이)

이런 분께 — 직원 10명 안팎 사업장에서 직접 연차를 관리하는 사장님·총무 담당자,
입사일 기준으로 한 명 한 명 연차가 며칠인지 손으로 확인하고 싶은 분.

결론부터

입사일 기준 연차는 세 구간만 기억하면 계산기 없이 풉니다.

1. 입사 후 1년 미만 — 1개월 개근할 때마다 1일씩,
   최대 11일.
2. 입사 1년 시점(만 1년 근속) — 15일이 한꺼번에 발생.
3. 3년 차 이상 — 15일에서 출발해 2년마다 1일씩 가산,
   최대 25일.

근로기준법 제60조가 정한 법정 기준이며,
상시근로자 5인 이상 사업장에 적용됩니다.

1단계: 1년 미만 구간(월 단위 연차)

입사 첫 1년 동안은 "1개월 만근 = 1일"입니다.
입사일부터 한 달씩 끊어,
그 한 달을 결근 없이 출근하면 다음 날 연차 1일이 생깁니다.
이렇게 11개월까지 쌓이면 최대 11일입니다.
(12개월째에는 아래 2단계의 15일이 별도로 발생하므로 11일까지만 셉니다.)

2단계: 만 1년 시점(15일 일괄 발생)

입사일로부터 정확히 1년이 되고,
그 1년간 출근율이 80% 이상이면 15일이 통째로 발생합니다.
1년 미만 구간에서 받은 월차 11일과 이 15일은 별개입니다.
즉 만 1년을 갓 넘긴 직원은 "이미 쓴 월차를 제외한 잔여분 + 새로 생긴 15일"을 함께 가질 수 있습니다.

3단계: 3년 차부터 가산

근속 3년이 되는 시점부터 2년마다 1일씩 더해집니다.
공식은 다음과 같습니다.

• 연차일수 = 15 + (근속연수 − 1) ÷ 2의 몫,
  단 25일이 상한.

근속 3년 차 16일,
5년 차 17일,
7년 차 18일… 이런 식으로 늘어 21년 차에 25일에 도달한 뒤로는 더 늘지 않습니다.

계산 예시

2021년 4월 1일 입사한 직원의 2026년 기준 연차를 봅니다.
(예시)

• 입사 1년 차(2021.4.1~2022.3.31): 월 단위로 최대 11일 발생.
• 만 1년(2022.4.1): 15일 발생 → 2년 차.
• 만 2년(2023.4.1): 15일.
• 만 3년(2024.4.1): 15 + (3−1)÷2 = 15 + 1 = 16일.
• 만 4년(2025.4.1): 15 + (4−1)÷2의 몫 = 15 + 1 = 16일.
• 만 5년(2026.4.1): 15 + (5−1)÷2 = 15 + 2 = 17일.

2026년 4월 1일 이후 이 직원의 연 연차는 17일입니다.

자주 하는 실수

• 월차 11일과 1년 차 15일을 더해 "26일"로 착각 — 둘은 별개로 발생하지만,
  1년 미만 동안 쓴 월차는 차감됩니다.
  "최대 26일"이 아니라 "각각 발생,
  사용분 차감"으로 이해하세요.
• 출근율 80% 계산 시 분모를 잘못 잡음 — 연간 소정근로일을 분모로,
  실제 출근일을 분자로 봅니다.
  출산휴가·육아휴직·업무상 부상 기간 등은 출근한 것으로 보거나 분모에서 제외하는 규정이 있어 단순 결근과 다릅니다.
• 가산을 매년 1일로 오해 — 가산은 2년에 1일입니다.

인사책으로 간단히

입사일을 한 번 입력해 두면 인사책이 위 세 구간을 자동으로 적용해 직원별 발생·사용·잔여 연차를 계산해 줍니다.
손으로 "몇 개월 만근했나"를 세거나 가산일을 헷갈릴 필요 없이,
연차 신청·승인이 전자결재로 처리되면 잔여 일수가 그 자리에서 갱신됩니다.
입사일 기준과 회계연도 기준 중 회사 정책에 맞는 방식을 선택해 운영할 수 있습니다.

근거 법령: 근로기준법 제60조(연차 유급휴가)