출퇴근기록부 보존기간 3년 — 서류마다 3년을 세는 날이 다릅니다

출퇴근 기록은 3년 보관을 기준으로 잡으면 됩니다.
다만 법령에 '출근부'라는 서류명은 따로 없고,
3년을 세기 시작하는 날도 서류마다 다릅니다. 근로자 명부와 근로계약서는 퇴직일(근로관계가 끝난 날)부터, 임금대장은 마지막으로 적은 날부터,
그 밖의 서류는 그 서류를 완결한 날부터 셉니다(근로기준법 시행령 제22조 제2항).
"출퇴근 기록은 모두 퇴직일부터 3년"이라고 한데 묶어 두면 서류를 필요 이상 오래 쌓거나,
반대로 꼭 남겨야 할 서류를 놓칩니다.

법이 보존을 요구하는 서류

근로기준법 제42조는 사용자에게 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하게 합니다.
어떤 서류인지는 시행령 제22조 제1항이 정합니다.

• 근로계약서
• 임금대장
• 임금의 결정·지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
• 고용·해고·퇴직에 관한 서류
• 승급·감급에 관한 서류
• 휴가에 관한 서류
• 탄력적·선택적 근로시간제,
  보상휴가,
  휴일 대체처럼 법이 근로자대표와의 서면 합의를 요구하는 서류
• 연소자의 증명에 관한 서류

목록에 '출근부'나 '출퇴근기록부'라는 이름은 없습니다.
그렇다고 출퇴근 기록을 버려도 된다는 뜻은 아닙니다.
임금대장에는 근로일수,
근로시간수,
연장·야간·휴일근로 시간수를 적어야 하고(시행령 제27조 제1항),
그 숫자의 근거가 출퇴근 기록이기 때문입니다.
출퇴근 기록을 임금계산의 기초 서류로 보고 3년 보관하는 것이 실무의 안전한 기준입니다.
다만 이 해석을 조문이 직접 못박아 두지는 않았다는 점은 알아 두십시오.

서류별로 3년을 세는 날

근거: 근로기준법 시행령 제22조 제2항

퇴직한 직원의 출퇴근 기록은 언제까지 두나

출퇴근 기록을 임금계산의 기초 서류로 보면 3년은 그 기록을 완결한 날부터 셉니다.
입사 첫해 기록까지 모두 퇴직 후 3년을 더 두어야 한다는 설명은 조문과 맞지 않습니다.

다만 실무에서는 한 가지를 더 봅니다.
임금채권은 3년간 행사하지 않으면 시효로 소멸하고(근로기준법 제49조),
퇴직금을 받을 권리도 3년간 행사하지 않으면 시효로 소멸합니다(근로자퇴직급여 보장법 제10조).
퇴직한 직원이 미지급 연장수당이나 퇴직금 차액을 청구하면 최근 임금이 다툼의 대상이 되므로,
퇴직자의 마지막 몇 년치 출퇴근 기록은 퇴직 뒤에도 3년 정도 남겨 두는 편이 방어에 유리합니다.
법이 요구하는 기간이라기보다 분쟁에 대비한 보관 기준입니다.

보존하지 않으면

제42조를 어기면 500만 원 이하의 과태료 대상입니다(근로기준법 제116조 제2항).
실무에서 더 아픈 건 과태료보다 근로감독·임금체불 진정 상황입니다.
감독관이 근로시간 자료를 요구했을 때 내놓지 못하면,
연장·야간·휴일근로 수당 다툼에서 회사가 입증 수단을 잃습니다.

개인정보 보호법 파기 의무와 충돌하지 않나

개인정보 보호법 제21조는 보유 목적이 달성되면 개인정보를 파기하라고 하지만,
다른 법령에 따라 보존해야 하는 경우는 예외로 둡니다.
법이 정한 보존 기간 동안은 파기하지 않고,
기간이 지나 더 보관할 근거가 없으면 파기하거나 분리 보관을 검토합니다.
"퇴사했으니 바로 삭제"도,
"무기한 보관"도 둘 다 맞지 않습니다.

전자 기록(앱·엑셀)도 보존으로 인정되나

종이로만 보존하라는 규정은 없어 전자 기록으로 보관할 수 있습니다.
오히려 실무 위험은 반대쪽에 있습니다.
엑셀 파일은 담당자 PC 교체·퇴사와 함께 유실되기 쉽고,
수기 장부는 화재·분실에 취약합니다.
시각이 자동으로 남고 수정 이력이 함께 남는 기록이 분쟁에서 더 유리합니다.

자주 하는 실수 체크

• ❌ 모든 인사서류를 "퇴직일부터 3년"으로 한데 묶어 계산
• ❌ 퇴사자 파일을 개인정보 정리 명목으로 즉시 파기
• ❌ 담당자 개인 PC의 엑셀에만 보관 (백업 없음)
• ❌ 근로계약서는 남기고 탄력근로·보상휴가 같은 서면 합의서는 버림

인사책으로 간단히

인사책은 GPS·NFC 출퇴근 기록이 서버에 쌓이고 퇴사자 기록도 그대로 남아,
필요한 달의 월별 출근부를 인쇄하고 근로시간 대장을 내려받아 따로 보관할 수 있습니다.
정정한 기록은 원래 시각과 사유,
승인 이력이 함께 남습니다.
사용기능관리에서 급여를 켠 회사는 같은 기록으로 연장·야간·휴일 가산수당을 계산하므로 "기록 따로,
급여 따로"의 불일치도 줄어듭니다.
인원 제한 없는 무료 플랜으로 시작할 수 있습니다.

근거 법령

• 근로기준법 제42조 (계약 서류의 보존)
• 근로기준법 시행령 제22조 (보존 대상 서류와 기산점)
• 근로기준법 시행령 제27조 (임금대장의 기재사항)
• 근로기준법 제49조 (임금의 시효)
• 근로자퇴직급여 보장법 제10조 (퇴직금의 시효)
• 근로기준법 제116조 (과태료)
• 개인정보 보호법 제21조 (개인정보의 파기)